Digital Asset Management für Presse- und Marketingteams

Ein Shooting in New York, und das Team in München sieht die Rohdaten in derselben Sekunde — die Bearbeitung kann beginnen, während vor Ort noch weiter fotografiert wird. Bei einem Pressetermin bedeutet das: Journalisten halten die ersten Bilder schon in der Hand, bevor die Pressekonferenz überhaupt zu Ende ist.

Normalerweise liefern Fotografen, Videografen und Agenturen über ihre eigenen Systeme an — welcher Cloud-Speicher das ist, entscheidet der jeweilige Anbieter, nicht ihr. Mit ExternalUpload dreht sich das um: Die Daten landen direkt in eurem System, mundgerecht angeliefert — niemand muss erst auf einer fremden Plattform herunterladen, um alles anschließend bei euch wieder hochzuladen. Damit ist auch sichergestellt, dass eure Inhalte durchgehend DSGVO-konform auf deutschen Servern verarbeitet werden — statt vorher irgendwo außerhalb eurer Kontrolle zu liegen.

Bei einer größeren Veranstaltung sind oft kurzfristig mehrere externe Kräfte im Einsatz — zum Beispiel zwei Fotografen, zwei Videografen und dazu eine Agentur. Für die wollt ihr keine Jahreslizenzen anlegen, nur weil sie einen einzigen Tag dabei sind. Mit DayPass kauft ihr Zugänge tagesgenau: Ihr zahlt nur für den Tag, den ihr wirklich braucht, statt automatisch in Jahreszyklen gebunden zu sein.

Statt jedes Bild von Hand zu beschriften, liefert VisionAI Foto Überschrift, Beschreibung und Keywords in Sekunden — automatisch bei jedem Upload, in eurem Stil, in jeder benötigten Sprache und auf Wunsch in Leichter Sprache. Auch Logos und Markennamen werden erkannt: War ein Sponsor auf eurem Event-Foto zu sehen, findet ihr das Bild später über genau diesen Namen wieder. Die Automatisierung lässt sich gezielt auf einzelne Spaces beschränken, etwa nur auf den Presse- oder Social-Media-Ordner. Verarbeitet wird ausschließlich in Deutschland, DSGVO-konform, ohne dass eure Bilder in ein KI-Training einfließen.

Statt Stunden mit dem Sichten von Rohmaterial zu verbringen, liefert VisionAI Video genau die Information, die ihr braucht — mit Feldern, die ihr selbst definiert und benennt, statt starrer Vorgaben. Aus einem einstündigen Konferenzmitschnitt entsteht so automatisch eine Zusammenfassung, aus einem Interview eine vollständige Cut-Liste mit O-Ton, und ein Ja/Nein-Feld prüft eingereichtes Videomaterial sogar auf mögliche Deepfakes — praktisch, wenn Aufnahmen von externen Quellen stammen. Verarbeitet in Europa, DSGVO-konform, ohne KI-Training mit euren Inhalten.

Ob Pressekonferenz mit dem Vorstand oder Event mit hunderten Gästen: Einmal mit einem Referenzbild hinterlegt, erkennt VisionFace eine Person danach automatisch auf jedem weiteren Foto in eurem gesamten Archiv. Die Verarbeitung läuft dabei vollständig auf VAULO-eigenen Servern, ganz ohne externen KI-Anbieter. Referenzbilder verwaltet ihr selbst und jederzeit widerruflich, sichtbar ausschließlich innerhalb eurer eigenen Organisation.

Feedback zu einem Bild oder Video bleibt direkt am Asset — mit Pfeilen, Kreisen oder freien Markierungen zeichnet ihr genau auf das Bild oder an die richtige Stelle im Video, statt es umständlich in Worte zu fassen. Läuft die Bearbeitung über die Adobe-Integration, sieht der Editor die Kommentare sogar direkt an der richtigen Stelle im Premiere-Pro-Schnitt. Jede Anmerkung zeigt, wer sie geschrieben hat, Kollegen im Team antworten direkt darauf, statt eine neue E-Mail-Kette zu starten.

Dieselbe Kommentarfunktion, nur für die Abstimmung nach außen: Externe Agenturen oder Partner geben ihr Feedback direkt in einer freigegebenen Präsentation aus dem Presentation Studio — ganz ohne eigenen VAULO-Zugang, nur über den geteilten Link.

Ladet ihr eine Datei mit demselben Namen erneut hoch, entscheidet ihr selbst, was passiert: als neue, unabhängige Datei anlegen oder als weitere Version der bestehenden. Jede Version bleibt erhalten und lässt sich jederzeit wieder aktivieren — so entsteht ein vollständiger Zeitstrahl, der zeigt, was sich an einer Datei wann verändert hat.

Fünf Labelfarben stehen zur Verfügung — die Farben selbst sind fest vorgegeben, weil sie demselben Standard folgen wie Adobe-Produkte: Setzt ihr ein Label in VAULO, ist es dort sofort sichtbar, und umgekehrt genauso. Die Benennung der Labels bestimmt dagegen ihr selbst — nur innerhalb von VAULO sichtbar, aber genau deshalb praktisch für eure eigene Sortierung. Ein rotes Label könnte bei euch zum Beispiel "Freigegeben für Presse" heißen und zeigt damit auf einen Blick, welche Bilder schon raus dürfen.

Auch die Sternebewertung folgt einem standardisierten Format, kompatibel mit Adobe-Produkten. Hat ein Fotograf ein Bild schon vor dem Upload in Lightroom oder Bridge mit einem Stern markiert, seht ihr das direkt in VAULO — und umgekehrt: Bewertet ihr ein Motiv in VAULO, taucht die Bewertung auch dort auf. Das funktioniert nicht nur bei Fotos, sondern bei allen Medientypen — praktisch, um sich im Team schnell auf die stärksten Aufnahmen aus einem Shooting zu einigen.

Ein Bildrecht, das stillschweigend abläuft, merkt ihr sonst erst, wenn es zu spät ist. VAULO macht das sichtbar: Läuft der hinterlegte Nutzungszeitraum aus, färbt sich der Copyright-Hinweis in der Grid-Ansicht automatisch rot — ein Blick genügt, um zu wissen, wo ihr nachschauen müsst. Zusätzlich warnt euch VAULO rechtzeitig per E-Mail, wie viele Tage vorher, entscheidet ihr selbst. Eigene Nutzungsbedingungen hinterlegt ihr direkt als Text an der jeweiligen Datei.

Manchmal darf ein Bild einfach nicht mehr verwendet werden — ein Sponsor ist abgesprungen, eine Kampagne wurde gestoppt, ein Model-Release ist ausgelaufen. Mit Restriktionen sperrt ihr den Download sofort oder für einen festgelegten Zeitpunkt in der Zukunft, unabhängig vom Nutzungszeitraum. Im Grid macht ein Schlüssel-Symbol die Sperre auf den ersten Blick sichtbar, damit die Datei nicht aus Versehen doch noch irgendwo landet, wo sie nicht mehr hingehört.

Legt eigene Felder für genau das an, was ihr wirklich nachhalten müsst — von einem Pflichtfeld für die seit August 2026 vorgeschriebene KI-Kennzeichnung generierter Kampagnenbilder (EU-KI-Verordnung, Art. 50) bis zu individuellen Angaben für euer Presse- und Marketingteam. Liefern Fotografen oder Agenturen über ExternalUpload an, lassen sich diese Felder als Pflicht setzen: Ohne ausgefüllten Urhebervermerk oder Nutzungshinweis kommt die Datei gar nicht erst hoch. Mit aktiviertem VisionAI lassen sich eigene Felder sogar automatisch von der KI befüllen, statt sie von Hand einzutragen.

Statt aus vorgefertigten Rollen zu wählen, legt ihr eure eigenen an — bis ins kleinste Detail. Eine Person darf zum Beispiel nur verschlagworten, aber nichts herunterladen, eine andere nur kommentieren, eine dritte final freigeben. Jede Rolle weist ihr einzeln den passenden Personen zu, statt automatisch allen Zugriff auf alles zu geben. In Kombination mit eigenen Spaces für Presse und Marketing lässt sich so genau festlegen, wer was sehen, bearbeiten oder freigeben darf — bis hinunter auf einzelne Ordner oder Dateien.

Euer eigenes Presseportal, in Minuten aufgebaut: Journalisten greifen direkt auf freigegebene Bilder und Unterlagen zu, ohne bei der Pressestelle einzelne Dateien anzufordern. Pressemitteilungen und Artikel schreibt ihr direkt in VAULO — ohne separates CMS oder ein zusätzliches Tool, das ihr erst noch anbinden müsst. Das spart nicht nur Kosten für weitere Software, sondern auch den Umweg, Inhalte aus VAULO herunterzuladen, um sie in einem anderen System wieder hochzuladen.

Die logische Erweiterung der Feed Page: Artikel, die dort erscheinen, versendet ihr direkt als Newsletter, ohne sie noch einmal woanders zu schreiben. Design und eigene Variablen passt ihr vollständig an euer Corporate Design an — verfasst wird alles direkt in VAULO. Beim Versand wählt ihr die Empfänger direkt aus euren Contacts aus, inklusive einzelner Verteilergruppen.

Presse- und Verteilerkontakte verwaltet ihr direkt im System, statt in einer separaten Tabelle. Jeder Kontakt bekommt bis zu fünf frei wählbare Attribute — neben der Pflichtangabe E-Mail-Adresse zum Beispiel Name, Telefonnummer oder Redaktion. Über Gruppen bildet ihr eigene Verteiler ab, etwa nach Ressort oder Region, und wählt beim Newsletter-Versand genau die Empfänger aus, die ihr erreichen wollt.

Ein Link, zwei Ebenen: Wer ihn öffnet, sieht sofort den öffentlichen Bereich — frei zugänglich für jeden, der den Link hat, ganz ohne Anmeldung. Meldet sich ein Journalist mit seinem eigenen Zugang an, öffnet sich für ihn ein zweiter, exklusiverer Bereich. So stellt ihr bestimmten Personen exklusive Inhalte zur Verfügung — Bilder, Unterlagen oder Informationen, die sonst niemand zu sehen bekommt.

Findet jedes Motiv anhand seines Inhalts, nicht nur seines Dateinamens — mit unscharfer oder präziser Suche, ganz wie ihr gerade sucht. Eigene Suchfilter legt ihr individuell an: nur für euch selbst oder freigegeben fürs ganze Team. Gegenüber der klassischen Suche auf dem eigenen Rechner spart das spürbar Zeit — VAULO-Teams verbringen bis zu 35 % weniger Zeit mit Suchen.

Der eigentliche Clou ist nicht nur das Corporate Design, sondern der Baukasten dahinter: Jede Präsentation stellt ihr selbst aus einzelnen Blöcken zusammen — welche Ordner angezeigt werden, in welcher Darstellungsform die Bilder erscheinen, wie gefiltert wird, mit welchem Header-Bild, mit oder ohne Login über den VisitorHub. Mit über 1.000 Individualisierungsmöglichkeiten entsteht daraus, je nach Anlass, ein schnelles Medienpaket für Journalisten, ein Medienportal mit individuellem Zugang oder ein dauerhaftes Brandportal als feste Markenpräsenz — keine zwei Präsentationen gleichen sich dabei. Einmal gestaltet, speichert ihr ein Design als Vorlage: Die nächste Präsentation entsteht dann per Tastendruck, statt wieder von vorne zu gestalten.