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VAULO
Von Möbelbau bis Baustoffindustrie

Digital Asset Management für Industrie & Handel

Ob im Webshop, in der nächsten Kampagne oder bei deinen Handelspartnern — deine Medien sollen überall aktuell und im passenden Format ankommen. VAULO ist das zentrale Zuhause für Produktbilder, Videos, Produktdatenblätter und alle anderen Medien. Über ein eigenes Brandingportal oder Medienportale per VisitorHub sind Mediendaten auf Wunsch auch für externe Partner mit eigenem Login zugänglich.

  • DSGVO-konform
  • Speicherung ausschließlich in Deutschland
  • PEN-Test bestanden
  • Software Made in Germany
  • Allianz für Cyber-Sicherheit
KI-generiertes Stimmungsbild — Lagerhalle mit Kommissionierplatz, auf den Bildschirmen die Produktmedien-Verwaltung
Eine Auswahl der Unternehmen, die mit VAULO arbeiten
  • Interstuhl
  • WEITBLICK
  • Hartmann
  • Wienerberger
Referenz

Wie WEITBLICK seine Vertriebs- und Marketingmedien mit VAULO bereitstellt

WEITBLICK, Hersteller von Berufsbekleidung, stellt seinen Vertriebspartnern eine Vielzahl von Medien über ein individuell erstelltes Medienportal bereit. Neben der Möglichkeit, auf den Partner zugeschnittene Inhalte bereitzustellen, können sie sich selbstständig per VisitorHub einloggen und jederzeit auf die freigegebenen Dokumente zugreifen — ohne Umweg über einen Vertriebsmitarbeiter.

Früher haben wir jedem Vertriebspartner die passenden Unterlagen einzeln zusammengestellt und verschickt — manchmal auch doppelt. Jetzt sehen sie über ihren eigenen Login im Medienportal direkt die für sie freigegebenen Dokumente — das spart unserem Vertrieb in der Kundenbetreuung jede Woche mehrere Stunden.
WEITBLICKHersteller Berufsbekleidung
Dateien
16.951
Nutzerkonten
208
Downloads im Jahr
3.128
Eingesparte Stunden im Jahr
261
Das WEITBLICK-Medienportal auf einem Laptop — Kacheln mit Produktdatenblättern, Bildern und Verkaufsunterlagen unter dem WEITBLICK-Logo
Einsatzbereiche

Produkt- und Markenmedien verlässlich organisieren

Eine zentrale Grundlage für die Medienarbeit im Unternehmen — sie verbindet alle Bereiche, die an Produktkommunikation und Vermarktung beteiligt sind.

  • Markenführung und Wiederverwendung

    Produktbilder, Videos und Unterlagen lassen sich mit Hilfe von VisionAI und KI-Verschlagwortung eindeutig Produkten, Varianten, Märkten und Sprachen zuordnen. Über unsere KI-Suche lassen sich auch ältere Bestände zuverlässig wiederfinden — so bleiben Medien deutlich länger nutzbar, und teure Neuproduktionen lassen sich häufiger vermeiden.

  • Contentproduktion

    Agenturen, Fotografen und Lieferanten können neue Medien direkt bereitstellen, während Versionen und Freigaben nachvollziehbar bleiben. Findet das Shooting oder der Imagefilmdreh beispielsweise in Los Angeles statt, sind die Bilder per LiveUpload innerhalb von Sekunden beim Marketingteam in München zum Review verfügbar.

  • Vertrieb und Partnerkommunikation

    Vertriebsteams, Händler und Geschäftspartner erhalten aktuelle Präsentationen und Produktmedien in den benötigten Formaten. Über das Brandingportal oder individuelle Medienportale per VisitorHub lassen sich diese Inhalte auch externen Partnern mit eigenem Login bereitstellen.

  • Unternehmenswissen verfügbar halten

    Mit Pages entsteht ein eigenes Wiki direkt in VAULO, in dem Unternehmenswissen und Anleitungen mit Bildern und Videos anschaulich dokumentiert werden. So bleibt das Wissen für alle Teams zentral auffindbar, statt in einzelnen Dateien oder Köpfen verstreut zu sein.

Ablauf

Vom Upload bis zum Händler und Online-Shop

In VAULO bleiben Produkt- und Imagemedien über ihren gesamten Weg hinweg nachvollziehbar. Das beginnt bei der Übernahme aus internen oder externen Quellen und reicht bis zur Nutzung in Marketing, Vertrieb, E-Commerce und bei Handelspartnern.

  1. Medien zentral aufnehmen

    Interne Teams, Agenturen und Lieferanten können Dateien über verschiedene Wege direkt in VAULO bereitstellen — per Drag & Drop, automatisiertem Upload oder auch live von unterwegs und vom Shooting-Ort.

    • Drag & Drop
    • LiveUpload
    • ExternalUpload
    • FTP-Upload
  2. Inhalte optional KI-gestützt erschließen

    Auf Wunsch ergänzt VisionAI Produktbilder und Videos automatisch um Beschreibungen, Überschriften und Keywords — die Grundlage für die KI-Suche, mit der sich auch ältere Bestände zuverlässig wiederfinden lassen.

    • VisionAI Foto
    • VisionAI Video
    • KI-Suche
    • KeywordsManager
  3. Informationen und Rechte hinterlegen

    Metadaten, Urheber und Nutzungsbedingungen werden direkt mit der jeweiligen Datei verbunden. Über unser Data Studio lassen sich individuelle Metadatenfelder anlegen — etwa für die seit August 2026 vorgeschriebene KI-Kennzeichnung.

    • IPTC-Editor
    • Individuelle Vorlagen
    • Stapelverarbeitung
    • Data Studio
  4. Inhalte finden und prüfen

    Suche und Vorschauen erleichtern die Auswahl passender Produktmedien, ohne Dateien zunächst herunterladen oder in weiteren Programmen öffnen zu müssen. Der DuplicateFinder erkennt dabei doppelt abgelegte Motive automatisch.

    • Suche
    • Preview
    • DuplicateFinder
    • Versionsverlauf
  5. Inhalte abstimmen und freigeben

    Nutzer können Versionen vergleichen, Änderungen besprechen und Assets für die weitere Verwendung freigeben. Administratoren legen mit Rollen und Zugriffsrechten fest, wer worauf Zugriff hat und was sichtbar ist.

    • Absprachemodus
    • Labels
    • Versionsverlauf
    • Rollen und Zugriffsrechte
  6. Medien bereitstellen und weiterverwenden

    Freigegebene Assets lassen sich für Vertrieb, E-Commerce, Händler und weitere Partner in Medienportalen und einem eigenen Brandingportal zugänglich machen — jeweils im passenden Format und mit individuell steuerbarem Zugang.

    • VisitorHub
    • DirectDownload
    • FileCollections
    • Medienportal
    • Browser Extension
    • FTPpush
Sicherheit

Sicherheit für sensible digitale Bestände

Speicherung, Zugriffe und Weitergabe müssen klar geregelt sein — besonders dort, wo Produktmedien vor dem Marktstart entstehen. VAULO verbindet technische Schutzmaßnahmen mit individuell steuerbaren Berechtigungen.

  • Serverstandort Deutschland

    Kundendaten liegen ausschließlich in einem Rechenzentrum von Microsoft Azure in Frankfurt – zertifiziert nach ISO/IEC 27001, BSI C5:2020 und TISAX.

  • Kontrollierte Zugriffe

    Administratoren legen mit Rollen und Berechtigungen individuell fest, welche Personen Inhalte sehen, bearbeiten, herunterladen oder weitergeben dürfen.

  • DSGVO-konform

    VAULO verarbeitet personenbezogene Daten entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag sichert das rechtlich ab.

  • Regelmäßige Penetrationstests

    VAULO lässt die eigene Sicherheitsarchitektur regelmäßig durch unabhängige Penetrationstests prüfen und entwickelt die Schutzmaßnahmen kontinuierlich weiter.

  • Allianz für Cyber-Sicherheit — Teilnehmer
  • Software Made in Germany — Bundesverband IT-Mittelstand
  • TISAX — geprüfte Informationssicherheit
  • DSGVO-konform — VAULO
  • Pen-Test bestanden — VAULO
Persönlich

VAULO — der digitale Medientresor aus Deutschland

Marc Conzelmann hatte durch seine Arbeit als Fotograf und Kameramann seit Jahren engen Kontakt zu Unternehmen aus Industrie und Handel — von Produktshootings bis zu Imagefilmdrehs. Dabei erlebte er aus erster Hand, wie aufwendig die anschließende Bereitstellung der entstandenen Medien für seine Kunden war.

Für die Bereitstellung brauchte er dabei mehrere unterschiedliche Tools gleichzeitig — eines für Fotos, eines für Videos, eines für die schnelle Dateiübertragung zwischendurch. Nicht alle waren durchgängig DSGVO-konform, und nichts davon lag am selben Ort. Bestehende DAM-Lösungen gab es zwar auch, doch viele waren entweder sehr teuer, kamen aus den USA oder wirkten technisch veraltet.

Aus dieser Erfahrung entstand die Idee zu VAULO: ein DAM, das im UX so einfach wie möglich ist, im Design die Sprache von Apple spricht und preislich auch für kleinere Unternehmen erreichbar bleibt — ohne Abstriche bei den Funktionen. Weil es dabei um sensible Produkt- und Unternehmensdaten geht, war für ihn von Anfang an klar, dass Sicherheit gerade heute kein Kompromiss sein darf.

Gemeinsam mit Sebastian Küsters gegründet, wächst VAULO seitdem mit seinen Kunden mit — vom Einstieg für kleine Teams bis zum Enterprise-Einsatz, ganz ohne Systemwechsel. Entwickelt wird dabei bis heute eng mit Unternehmen aus Industrie und Handel zusammen, nicht am Markt vorbei.

Marc Conzelmann beim Produktshooting — unter Schirm und Softbox richtet er ein angerichtetes Gericht auf dem Tisch ein; der Fotograf, aus dessen Alltag VAULO entstand
Einführung

Eine Einführung, die zu deinen Strukturen passt

Mit VAULO startest du in einer einzelnen Abteilung oder im ganzen Unternehmen und erhältst dabei von Anfang an den vollen Funktionsumfang eines Enterprise-Systems — ganz ohne Abstriche. Das System lässt sich jederzeit auf weitere Abteilungen ausweiten. Ob Neueinstieg oder Umstieg von einem bestehenden System: Unser Onboarding macht dir den Einstieg dabei denkbar einfach.

  1. Anforderungen und Einsatzbereiche klären

    In einem gemeinsamen Auftakt wird festgelegt, welche Medien, Abteilungen und Prozesse zuerst einbezogen werden und welche Ziele die Einführung in den ersten Wochen erreichen soll.

  2. Medienstruktur und Metadaten vorbereiten

    Vorhandene Medienbestände werden gesichtet und in eine Struktur überführt, die zu Produkten, Marken und internen Abläufen passt. Metadatenfelder können dabei individuell auf dein Unternehmen zugeschnitten werden.

  3. Rollen und Rechte gemeinsam einrichten

    Das VAULO-Team unterstützt bei Bedarf bei der Einrichtung von Rollen und Rechten, sodass Zugriffe genau so abgebildet werden, wie du sie benötigst — granular bis auf einzelne Dateien. Bestehende Zuständigkeiten werden dabei berücksichtigt.

  4. Im eigenen Tempo einführen

    Ob mit einer einzelnen Abteilung oder direkt im ganzen Unternehmen — VAULO lässt sich in dem Tempo einführen, das zu deinen Strukturen passt. Erfahrungen aus einem Pilotbereich lassen sich jederzeit auf weitere Abteilungen übertragen.

Passt VAULO zu den Anforderungen deines Unternehmens?

In einem unverbindlichen Gespräch betrachten wir deine bestehenden Strukturen und zeigen dir, wie sich Berechtigungen und Freigaben für Teams, Standorte und Handelspartner in VAULO abbilden lassen.

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