Digital Asset Management für Ministerien, Behörden und öffentliche Einrichtungen
Mit VAULO verwaltest du Bilder, Videos und weitere Medien zentral und stellst freigegebene Inhalte zuverlässig für alle beteiligten Stellen bereit. So bleibt die volle Datenhoheit bei dir, gespeichert wird ausschließlich in Deutschland.
- DSGVO-konform
- Speicherung ausschließlich in Deutschland
- PEN-Test bestanden
- Software Made in Germany
- Allianz für Cyber-Sicherheit
Sicherheit für sensible digitale Bestände
Bei öffentlichen Einrichtungen müssen Speicherung, Zugriffe und Weitergabe klar geregelt sein. Dafür greifen technische Schutzmaßnahmen, individuell steuerbare Berechtigungen und eine Infrastruktur ineinander, die nach internationalen und deutschen Sicherheitsstandards zertifiziert ist.
Serverstandort Deutschland
Kundendaten liegen ausschließlich in einem Rechenzentrum von Microsoft Azure in Frankfurt – zertifiziert nach ISO/IEC 27001, BSI C5:2020 und TISAX.
Kontrollierte Zugriffe
Administratoren legen mit Rollen und Berechtigungen individuell fest, welche Personen Inhalte sehen, bearbeiten, herunterladen oder weitergeben dürfen.
DSGVO-konform
VAULO verarbeitet personenbezogene Daten entsprechend der Datenschutz-Grundverordnung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag sichert das rechtlich ab.
Regelmäßige Penetrationstests
VAULO lässt die eigene Sicherheitsarchitektur regelmäßig durch unabhängige Penetrationstests prüfen – unter anderem im Auftrag der Bayerischen Staatsregierung.
- DSGVO-konform
- Allianz für Cyber-Sicherheit
- Software Made in Germany
- Nachweis zum Penetrationstest
- TISAX-zertifiziert
Eine verlässliche Medienbasis für Kommunikation, Dokumentation und Archivierung
Öffentliche Einrichtungen nutzen Medien für aktuelle Kommunikation ebenso wie für langfristige Dokumentation und Archivierung. Ein zentraler Bestand schafft die gemeinsame Grundlage, auf der Fachbereiche, nachgeordnete Stellen, Archive und externe Dienstleister zusammenarbeiten — während Zugriffe und Zuständigkeiten klar geregelt bleiben.
Presse- und Öffentlichkeitsarbeit
Journalisten erhalten Zugriff auf freigegebene Pressebilder, ohne einzelne Dateien bei der Pressestelle anfordern zu müssen. Über individualisierbare Medienportale lassen sich Bilder zudem personen- oder medienbezogen mit eigenem Zugang verteilen.
Bildbeschreibungen für mehr Barrierefreiheit
VisionAI versieht Bilder automatisch und DSGVO-konform mit präzisen Beschreibungen – eine gute Grundlage für barrierefreie Bildbeschreibungen auf euren Webseiten. So lässt sich Barrierefreiheit mitdenken, ohne für jedes Bild einen eigenen Text verfassen zu müssen.
Foto- und Videoarchive dauerhaft erschließen
Pressekonferenzen, Reden und Archivbestände werden inhaltlich beschrieben, verschlagwortet und bleiben auch ohne exakten Dateinamen über die KI-Suche auffindbar. So bleiben sowohl aktuelle wie auch historische Aufnahmen über Jahre für Fachbereiche und externe Anfragen nutzbar.
Veranstaltungen und Pressetermine medial begleiten
Über LiveUpload laden Fotografen Bilder direkt aus der Kamera in VAULO hoch, externe Partner nutzen dafür den ExternalUpload. So stehen Fotos und Videos bereits während des Termins für die Nutzung durch die Pressestelle und das Social-Media-Team zuverlässig bereit.
Vom Live-Upload bis zum Mediapool
In VAULO lassen sich digitale Inhalte über ihren gesamten Weg hinweg nachvollziehbar organisieren — vom ersten Upload bis zur internen Nutzung oder externen Veröffentlichung.
Inhalte aufnehmen
Dateien lassen sich per Drag & Drop oder über bestehende Ordnerstrukturen hochladen. Über LiveUpload gelangen Fotos und Videos bereits während einer Aufnahme direkt von der Kamera in VAULO. Externe Zulieferer wie Dienstleister oder Fotografen liefern ihre Dateien per ExternalUpload DSGVO-konform an, ohne Zugriff auf das eigentliche VAULO-System zu erhalten.
- Drag & Drop
- LiveUpload
- ExternalUpload
- FTP-Upload
Inhalte optional KI-gestützt erschließen
Auf Wunsch ergänzt VisionAI Bilder und Videos automatisch um Beschreibungen, Überschriften und Keywords, VisionFace erkennt zusätzlich bekannte Personen auf Bildern. Die KI-Funktionen sind optional zubuchbar, verarbeiten Daten ausschließlich in Deutschland und nutzen eure Inhalte zu keinem Zeitpunkt für das Training der zugrunde liegenden Modelle.
- VisionAI Foto
- VisionAI Video
- VisionFace
- KI-Suche
- KeywordsManager
Informationen und Rechte hinterlegen
Metadaten, Urheber, Nutzungsbedingungen und individuelle Angaben werden direkt mit der jeweiligen Datei verbunden. Restriktionen sperren den Download einzelner Dateien gezielt, Nutzungshinweise hinterlegen die jeweiligen Bedingungen direkt am Asset. Setzt ihr an anderer Stelle generative KI zur Bilderstellung oder -bearbeitung ein, lässt sich über das Data Studio ein eigenes Pflichtfeld für die seit August 2026 gesetzlich vorgeschriebene KI-Kennzeichnung solcher Inhalte (EU-KI-Verordnung, Art. 50) anlegen.
- IPTC-Editor
- Individuelle Vorlagen
- Stapelverarbeitung
- Data Studio
- Restriktionen
- Nutzungshinweise
Inhalte finden und prüfen
Suche und Vorschauen helfen dabei, Dateien schnell zu identifizieren, ohne sie erst herunterladen oder in einem zusätzlichen Programm öffnen zu müssen.
- Suche
- Preview
- KeywordsManager
Abstimmen und freigeben
Beteiligte Bereiche können Inhalte prüfen und für die weitere Nutzung freigeben. Administratoren legen mit Rollen und Zugriffsrechten fest, wer welche Dateien sehen oder bearbeiten darf.
- Kommentare
- Versionsverlauf
- Rollen und Zugriffsrechte
- Vergleichsfunktionen
Kontrolliert bereitstellen
Freigegebene Inhalte können intern verteilt oder extern über Downloadlinks, Präsentationen und individuelle Portale zugänglich gemacht werden.
- VisitorHub
- DirectDownload
- FileCollections
- Medienportal
- FTPpush
VAULO — der digitale Medientresor aus Deutschland
VAULO kommt aus München, wurde 2019 gegründet und von Marc Conzelmann und Sebastian Küsters für Organisationen entwickelt, die digitale Assets professionell und datenschutzbewusst verwalten wollen. Dank des selbst entwickelten Support-Ticket-Systems bleibt das Team dabei immer greifbar. Bei Fragen sprecht ihr bei VAULO immer mit echten Ansprechpersonen und nicht mit einer KI. Das Team ist auch regelmäßig persönlich bei Kunden vor Ort, um gemeinsam über Implementierungen und Weiterentwicklungen zu sprechen. Somit entstehen neue Funktionen nicht am Markt vorbei, sondern gemeinsam mit den eigenen Kunden.
Eine Einführung, die zu deinen Strukturen passt
Du startest mit einem klar abgegrenzten Bereich und erweiterst anschließend schrittweise. Bestehende Ablagen, Zuständigkeiten und technische Systeme werden dabei von Anfang an berücksichtigt.
Anforderungen und Einsatzbereiche klären
In einem gemeinsamen Auftakt wird festgelegt, welche Medien, Bereiche und Prozesse zuerst einbezogen werden und welche Ziele die Einführung in den ersten Wochen erreichen soll, abgestimmt auf eure Ressourcen.
Medienstruktur und Metadaten vorbereiten
Vorhandene Bestände werden gesichtet und in eine Struktur überführt, die zu bestehenden Zuständigkeiten und internen Abläufen passt. Metadatenfelder werden dabei individuell auf die jeweilige Behörde zugeschnitten.
Rollen und Rechte gemeinsam einrichten
Das VAULO-Team unterstützt bei Bedarf bei der Einrichtung von Rollen und Rechten, sodass Zugriffe genau so abgebildet werden, wie ihr sie benötigt – granular bis auf einzelne Dateien. Bestehende Zuständigkeiten werden dabei berücksichtigt.
Im eigenen Tempo einführen
Ob mit einem einzelnen Referat oder direkt im vollen Umfang – VAULO lässt sich in dem Tempo einführen, das zu euren Strukturen passt. Erfahrungen aus einem Pilotbereich lassen sich jederzeit auf weitere Bereiche übertragen.
Passt VAULO zu den Anforderungen deiner Behörde?
In einem unverbindlichen Gespräch betrachten wir deine bestehenden Strukturen und zeigen dir, wie sich Dateien, Berechtigungen und Freigabewege in VAULO abbilden lassen.