Die zentrale Kommandozentrale für dein Event-Team
Presseveranstaltungen, Konferenzen, Sportevents oder Red-Carpet-Auftritte haben eines gemeinsam: Dutzende Fotografen, Videografen, Techniker und weitere Gewerke müssen zur richtigen Zeit am richtigen Ort sein. Mit VAULO Events bringst du dein gesamtes Team unter ein Dach und behältst jederzeit den Überblick, wer wo im Einsatz ist.
Warum Events an schlechter Personalkoordination scheitern
Eventkoordination ist komplexer, als sie von außen aussieht. Eine Analyse von SchedulingKit (2026), die unter anderem Daten von Capterra auswertet, zeigt, wie viel Reibung in der Abstimmung steckt — und wie viele Teams trotzdem noch mit Tabellen planen.
8,4
Dienstleister und Gewerke müssen pro Veranstaltung im Schnitt koordiniert werden
14 h
wenden Planer allein für die Abstimmung von Terminen auf
73 %
der Terminkonflikte gehen auf schlichte Missverständnisse zurück
47 %
der Eventplaner verlassen sich weiterhin auf einfache Excel-Tabellen
67 %
berichten, dass eine verpasste Deadline bereits zu einem ernsthaften Problem geführt hat
83 %
wünschen sich bessere Technologie für die Verwaltung mehrerer Event-Zeitpläne
Verschärft wird die Lage durch einen anhaltenden Fachkräftemangel in der Branche: In den USA etwa sucht die Freizeit- und Veranstaltungsbranche derzeit für 1,6 Millionen offene Stellen geeignetes Personal. Wer als Veranstalter oder Presseteam mit einem Netzwerk aus Freelancern und wechselnden Gewerken arbeitet, kann sich Chaos in der Kommunikation schlicht nicht mehr leisten.
Quellen: SchedulingKit (2026) auf Basis ausgewerteter Capterra-Nutzerdaten; PCMA zu offenen Stellen in der Freizeit- und Veranstaltungsbranche.
Alles an einer Stelle
VAULO Events wurde genau für dieses Problem entwickelt — als zentrale Schaltstelle für alle Personen, Orte und Termine rund um deine Veranstaltung.
Gewerke & Rollen flexibel zuweisen
Hinterleg beliebige Berufe — Fotograf, Videograf, VJ, Techniker und mehr — und weise sie deinen Teammitgliedern zeitlich flexibel zu. Eine Person kann dabei mehrere Rollen zu unterschiedlichen Zeitpunkten übernehmen, ganz so, wie es in der Praxis tatsächlich gebraucht wird.
Orte und Unterörtlichkeiten abbilden
Definier deine Location, etwa ein Hotel, und darunterliegende Räume oder Bereiche, sodass jeder Einsatzort eindeutig zugeordnet ist — egal ob Konferenzsaal, Backstage-Bereich oder Pressezentrum.
Alles live im Dashboard
Sieh in Echtzeit, wer gerade wo im Einsatz ist, welche Sessions als Nächstes anstehen und welche bereits abgeschlossen sind. Wähl zwischen Tabellen- und Board-Ansicht — je nachdem, wie dein Team am liebsten arbeitet.
Push-Benachrichtigungen mit Status-Feedback
Neue Termine gehen direkt per Push aufs Handy deiner Kollegen. Diese bestätigen mit vordefinierten Status wie „Termin übernommen“, „vor Ort“, „Daten werden übertragen“ oder „Auftrag abgeschlossen“ — so ist für alle im Team jederzeit nachvollziehbar, wer was wo wann macht, ohne dass jemand hinterhertelefonieren muss.
Umfragen für kurzfristige Absprachen
Ob Essensbestellung fürs Team oder die schnelle Frage, wer kurzfristig einen zusätzlichen Auftrag übernehmen kann — mit integrierten Umfragen holst du Rückmeldungen ein, ohne einzeln jeden anzuschreiben.
Weniger Abstimmung, mehr Veranstaltung
Der Effekt strukturierter, digitaler Personalkoordination lässt sich auch empirisch belegen — laut der bereits zitierten Auswertung von Capterra-Nutzerdaten.
−38 %
weniger Planungszeit durch integrierte Event-Management-Plattformen
−28 %
weniger Terminkonflikte durch zentrale Zeitplan-Tools
- Weniger Zeit am Telefon und in WhatsApp-Gruppen, weil Zuständigkeiten, Status und nächste Schritte für alle sichtbar sind.
- Weniger Reibung zwischen Gewerken, weil die Zuordnung zu Personen, Rollen und Orten an einer Stelle gepflegt wird — statt in Kopf, Kalender und Tabelle verteilt zu sein.
- Ein professionellerer Auftritt gegenüber Kunden, Presse und Partnern, weil Verzögerungen und Missverständnisse seltener werden.
- Ein Team, das sich auf den eigentlichen Job konzentrieren kann, statt Koordinationsaufwand zu betreiben.
Quelle: Auswertung von Capterra-Nutzerdaten, SchedulingKit (2026).
Für wen ist VAULO Events geeignet?
VAULO Events richtet sich an alle, die mit wechselnden Teams aus mehreren Gewerken Veranstaltungen organisieren.
Presseabteilungen und Kommunikationsteams
Bei Konferenzen und politischen Events — wenn Material während der Veranstaltung entsteht und sofort verteilt werden muss.
Marketing- und Eventagenturen
Mit wechselnden Freelancer-Pools aus Fotografen und Videografen, die pro Einsatz neu zusammengestellt werden.
Organisationskomitees
Von Sport- und Kulturveranstaltungen mit mehreren parallelen Locations und Sessions.
Auf der Münchner Sicherheitskonferenz wurde die neue VAULO-Version mit integriertem Eventmanagement erstmals live genutzt. Nach vier intensiven Tagen im Dauereinsatz kann ich ehrlich sagen: Das ist ein echter Game Changer für Events dieser Größenordnung.
Deine nächste Veranstaltung mit VAULO Events planen
Erzähl uns, wie dein Team bei der letzten Veranstaltung koordiniert hat — wir zeigen dir, wie sich Gewerke, Orte und Termine in VAULO Events abbilden lassen.