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VAULO
Medienarbeit über Projekte und Agenturen hinweg

Digital Asset Management für Agenturen

VAULO hält Kundenmedien über Kampagnen und Jahre hinweg verfügbar und schafft eine gemeinsame Grundlage für die Zusammenarbeit mit Kunden und weiteren Agenturen. Versionen, Rückmeldungen und Freigaben bleiben auch dann nachvollziehbar, wenn Projekte oder Zuständigkeiten wechseln.

  • DSGVO-konform
  • Speicherung ausschließlich in Deutschland
  • PEN-Test bestanden
  • Software Made in Germany
  • Allianz für Cyber-Sicherheit
Einsatzbereiche

Medieninfrastruktur für langfristige Kundenbeziehungen

Eine dauerhafte Grundlage für alle Medien, die über Jahre in der Zusammenarbeit mit einem Kunden entstehen — nutzbar auch dann, wenn Kampagnen, Ansprechpartner oder beteiligte Agenturen wechseln.

  • Kontinuität in Kundenmedien sichern

    Mit jeder Kampagne wächst der Medienbestand eines Kunden. Freigegebene Inhalte, Nutzungsrechte und frühere Entscheidungen bleiben über einzelne Projekte hinaus erhalten und bilden eine verlässliche Grundlage für die weitere Zusammenarbeit.

  • Den passenden Zugang für jeden Kunden wählen

    Jeder Kunde erhält in VAULO einen eigenen Space mit individuell festgelegten Rechten — die Daten bleiben zentral bei der Agentur, der Zugriff für den Kunden bleibt trotzdem jederzeit möglich. Für die eigene Markenpräsenz entsteht zusätzlich ein Brandingportal im Corporate Design des Kunden. Über VisitorHub lassen sich weitere, leichtgewichtige Medienportale mit individuellen Zugängen aufbauen — ganz ohne eigenen VAULO-Account.

  • Rechte und Nutzungsbedingungen im Griff behalten

    In VAULO sperren Restriktionen den Download einzelner Bilder gezielt — gesperrte Assets sind in der Übersicht sofort am Schloss-Symbol erkennbar. Nutzungshinweise hinterlegen die jeweiligen Bedingungen direkt am Asset und markieren es zusätzlich mit einem Copyright-Vermerk. Für die seit August 2026 gesetzlich vorgeschriebene KI-Kennzeichnung lässt sich zusätzlich ein eigenes Feld über das Data Studio anlegen.

Abstimmung

Abstimmungen effizient führen

Rückmeldungen und Freigaben bleiben auch über mehrere Korrekturrunden hinweg mit der jeweiligen Datei verbunden. Agentur und Kunde sehen jederzeit, welche Version aktuell ist und bereits verwendet werden darf.

Ablauf

Medienprozesse über Projekte hinweg steuern

Von der Übernahme neuer Dateien bis zur Bereitstellung für Kunden und Partner: Alle Funktionen lassen sich in bestehende Arbeitsweisen integrieren und sorgen dafür, dass Medien über den gesamten Projektverlauf zuverlässig nutzbar bleiben.

  1. Medien direkt übernehmen

    Fotografen, Freelancer und andere Partner laden Dateien direkt in den vorgesehenen Bereich, ohne Zugriff auf weitere Inhalte zu erhalten. Bilder und Videos können bereits während einer Produktion von der Kamera an VAULO übertragen werden.

    • Drag & Drop
    • ExternalUpload
    • LiveUpload
    • FTP-Upload
  2. Medienbestände intelligent erschließen

    VisionAI beschriftet und verschlagwortet Bilder und Videos nach individuell festgelegten Vorgaben. In Verbindung mit der KI-Suche lassen sich Inhalte auch dann finden, wenn Suchbegriff und Dateiname nicht exakt übereinstimmen.

    • VisionAI Foto
    • VisionAI Video
    • VisionFace
    • KI-Suche
    • KeywordsManager
    • DuplicateFinder
  3. Nutzungsrechte und Kennzeichnungen sichern

    Restriktionen sperren den Download einzelner Bilder gezielt, erkennbar am Schloss-Symbol in der Übersicht. Nutzungshinweise hinterlegen die jeweiligen Bedingungen direkt am Asset und markieren es zusätzlich mit einem Copyright-Vermerk.

    • Restriktionen
    • Nutzungshinweise
    • Data Studio
  4. Versionen und Freigaben nachvollziehbar halten

    Neue Bearbeitungsstände bleiben direkt mit dem jeweiligen Asset verbunden. Agentur und Kunde erkennen, welche Version aktuell ist, welche Inhalte freigegeben wurden und womit weitergearbeitet werden kann.

    • Versionsverlauf
    • Vergleichsfunktionen
    • Kommentare
    • Rollen und Zugriffsrechte
  5. Dateien passend ausgeben

    Beim Download werden Format, Größe und Auflösung direkt an den vorgesehenen Einsatz angepasst. Wiederkehrende Anforderungen für Website, Social Media, Präsentationen oder Druck lassen sich als eigene Downloadprofile speichern.

    • Downloadprofile
    • DirectDownload
    • Schnellaktionen
    • Individuelle Tastenkombinationen
  6. Kundenmedien professionell bereitstellen

    Mit dem Presentation Studio entstehen Präsentationen, Medienpakete und Portale im Corporate Design des Kunden. Über den VisitorHub lässt sich steuern, wer Zugang erhält und welche Inhalte sichtbar oder zum Download freigegeben sind.

    • Presentation Studio
    • VisitorHub
    • SharedLinks
    • FileCollections
    • Medienportal
    • FTPpush
  7. In vertrauten Anwendungen weiterarbeiten

    VAULO lässt sich mit Adobe Creative Cloud, Microsoft 365 und gängigen Content-Management-Systemen verbinden. Über die Browser Extension greifen Teams auch in Canva, YouTube und anderen webbasierten Anwendungen direkt auf freigegebene Medien zu.

    • Adobe Creative Cloud
    • Microsoft
    • WordPress
    • Browser Extension
    • Individuelle Schnittstellen auf Anfrage
Sicherheit

Sichere Zusammenarbeit mit Kunden und Partnern

Agenturen müssen Kundenmedien zugänglich machen, ohne die Kontrolle über unveröffentlichte Kampagnen, geschützte Inhalte und sensible Daten zu verlieren. VAULO verbindet klar geregelte Zugriffe mit nachvollziehbarer Nutzung und einer Infrastruktur, die nach internationalen und deutschen Sicherheitsstandards zertifiziert ist.

  • Zugriffe gezielt steuern

    Rollen und Zugriffsrechte bestimmen, welche Kunden, Agenturteams und externen Partner einzelne Inhalte sehen, bearbeiten oder herunterladen dürfen.

  • Nutzung nachvollziehbar halten

    Änderungen und Downloads werden protokolliert. Freigaben können zeitlich begrenzt und auf die jeweils vorgesehenen Inhalte beschränkt werden.

  • Serverstandort Deutschland

    Kundendaten liegen ausschließlich in einem Rechenzentrum von Microsoft Azure in Frankfurt — zertifiziert nach ISO/IEC 27001, BSI C5:2020 und TISAX.

  • DSGVO-konforme Verarbeitung

    Personenbezogene Daten werden DSGVO-konform verarbeitet — von der Erhebung bis zur Löschung. Ein Auftragsverarbeitungsvertrag sichert das rechtlich ab.

  • Allianz für Cyber-Sicherheit — Teilnehmer
  • Software Made in Germany — Bundesverband IT-Mittelstand
  • TISAX — geprüfte Informationssicherheit
  • DSGVO-konform — VAULO
  • Pen-Test bestanden — VAULO
Persönlich

Unsere Entstehungsgeschichte beginnt hinter der Kamera

Marc Conzelmann arbeitet seit Jahren als Fotograf und Kameramann mit Agenturen und ihren Kunden zusammen. Dadurch kennt er auch die Arbeit nach dem Shooting oder Videodreh, wenn Bild- und Videoauswahlen abgestimmt, Bearbeitungsstände zurückgespielt und freigegebene Medien für weitere Maßnahmen verfügbar gehalten werden müssen.

Für die Bereitstellung an Kunden brauchte er dabei mehrere unterschiedliche Tools gleichzeitig — eines für Fotos, eines für Videos, eines für die schnelle Dateiübertragung zwischendurch. Nicht alle waren durchgängig DSGVO-konform, und nichts davon lag am selben Ort. Bestehende DAM-Lösungen gab es zwar auch, doch viele waren entweder sehr teuer, kamen aus den USA oder wirkten technisch veraltet.

Aus dieser Erfahrung entstand die Idee zu VAULO: ein DAM, das im UX so einfach wie möglich ist, im Design die Sprache von Apple spricht und preislich auch für kleinere Agenturen erreichbar bleibt — ohne Abstriche bei den Funktionen. Weil es dabei um sensible Kundendaten geht, war für ihn von Anfang an klar, dass Sicherheit gerade heute kein Kompromiss sein darf.

Gemeinsam mit Sebastian Küsters gegründet, wächst VAULO seitdem mit seinen Kunden mit — vom Einstieg für kleine Teams bis zum Enterprise-Einsatz, ganz ohne Systemwechsel. Entwickelt wird dabei bis heute nicht am Markt vorbei, sondern gemeinsam mit den eigenen Kunden.

Marc Conzelmann und Sebastian Küsters am VAULO-Messestand — sie zeigen auf das OMR-Reviews-Schild „Top Rated Digital Asset Management“
Einführung

Eine Einführung, die zu deiner Agentur passt

Agenturen organisieren Kunden, Projekte und Medien auf unterschiedliche Weise. Deshalb wird VAULO entlang deiner bestehenden Arbeitsweise eingerichtet. Gemeinsam legen wir fest, welche Strukturen übernommen werden und wie die Zusammenarbeit künftig abgebildet werden soll.

  1. Anforderungen und Arbeitsweise klären

    Gemeinsam wird festgelegt, welche Medien, Bereiche und Prozesse zuerst einbezogen werden.

  2. Kunden- und Medienstruktur entwickeln

    Kundenbereiche, Metadaten und Nutzungsrechte werden so aufgebaut, dass Medien eindeutig zugeordnet und über einzelne Projekte hinaus weiterverwendet werden können.

  3. Zugriffe und Systeme einrichten

    Rollen und Berechtigungen bilden die Zusammenarbeit zwischen Agentur, Kunden und Dienstleistern ab. Bestehende Anwendungen und technische Schnittstellen werden dabei berücksichtigt.

  4. Medienbestände übernehmen

    Vorhandene Kundenmedien werden in VAULO übertragen und in die neue Struktur eingeordnet. Der Einstieg kann schrittweise erfolgen, ohne dass zuvor der gesamte Bestand vollständig aufgeräumt werden muss.

  5. Im Agenturalltag starten

    Das Team wird in die neue Arbeitsweise eingeführt und beim Start begleitet. Weitere Kundenbereiche können anschließend nach Bedarf ergänzt werden.

Schaff die Medienbasis für langfristige Kundenarbeit

Wir zeigen dir in einem persönlichen Gespräch, wie VAULO in deine bestehende Agenturstruktur passt und welche Möglichkeiten sich daraus für die Zusammenarbeit mit deinen Kunden ergeben.

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