Ein DAM, das sich an dein Unternehmen anpasst — nicht umgekehrt
Kein Unternehmen ist wie das andere: andere Länder, andere Teams, andere Anforderungen an Recht, Daten und Workflows. Anstatt dich in ein starres System von der Stange zu zwingen, passt sich VAULO mit individualisierbaren AddOns exakt an die Struktur, Sprache und Prozesse deines Unternehmens an.
Ob rechtssichere Inhalte für internationale Märkte, eine Metadatenstruktur, die zu deinen Fachbereichen passt, eine Medienansicht nach deinem Geschmack, Suchmasken für jeden Anwendungsfall oder Schnellaktionen für den entspannten Arbeitsalltag — VAULO wächst mit jedem AddOn genau in die Richtung, die dein Unternehmen braucht.
Rechtssicherheit, die mit deinem Unternehmen wächst
Egal ob du in einem Land oder international tätig bist — rechtliche Inhalte wie Impressum, Datenschutzerklärung und AGB gehören zu den wichtigsten, aber oft auch lästigsten Bausteinen deines Unternehmensauftritts. Mit dem LegalHub verwandelt VAULO diese Pflichtaufgabe in ein zentrales, übersichtliches und vor allem individualisierbares System — zugeschnitten auf genau die Anforderungen, die dein Unternehmen mitbringt.
International wachsen, ohne rechtliche Risiken einzugehen
Expandierst du in neue Märkte, bringt das automatisch neue rechtliche Anforderungen mit sich. Der LegalHub berücksichtigt das von Grund auf: Du hinterlegst für jedes Land, in dem dein Unternehmen aktiv ist, ein eigenes Impressum, eine eigene Datenschutzerklärung und eigene Nutzungsbedingungen. Beim Erstellen und Veröffentlichen von Präsentationen greift automatisch die passende rechtliche Grundlage für das jeweilige Zielland — du musst dich um nichts manuell kümmern und bist trotzdem jederzeit rechtlich sauber aufgestellt.
So individuell wie dein Unternehmen: eigene rechtliche Inhalte
Kein Unternehmen ist wie das andere — und genau deshalb hört der LegalHub nicht bei Impressum und Datenschutz auf. Du kannst vollständig eigene rechtliche Inhalte erstellen und dabei selbst bestimmen:
- Typ des Inhalts (z. B. Richtlinie, Vereinbarung, Erklärung)
- Bezeichnung, damit alles klar zuordenbar bleibt
- Sprache, passend zu Empfängern und Zielmärkten
- Inhalt, vollständig frei formulierbar
Für praktisch jeden Anwendungsfall
Damit lässt sich der LegalHub für praktisch jeden Anwendungsfall nutzen, den dein Unternehmen braucht — zum Beispiel:
- interne Richtlinien zum Umgang mit sensiblen Mediendaten
- Nutzungsrechte-Vereinbarungen für Freelancer und Fotografen
- Vertraulichkeitserklärungen für Presse- und Kooperationspartner
- verbindliche Markenrichtlinien für Partner und Lizenznehmer
- Freigabebedingungen für Sponsoren- oder Partnerinhalte
Und weil rechtliche Absicherung oft mehr braucht als reine Information, kannst du deine Inhalte auch als Download bereitstellen und aktiv von deinen Empfängern bestätigen lassen. So schaffst du nachweisbare Zustimmung, genau dort, wo sie zählt.
LegalAgent: Nutzungsrechte nie wieder aus dem Blick verlieren
Abgelaufene Nutzungsrechte gehören zu den teuersten und vermeidbarsten Fehlern im Umgang mit Mediendaten. Der LegalAgent im LegalHub übernimmt diese Kontrolle für dich: Er behält alle hinterlegten Nutzungszeiträume deiner Assets im Blick und informiert dich automatisch, bevor eine Frist abläuft. Wie viele Tage im Voraus du gewarnt werden möchtest, legst du dabei ganz nach deinem Bedarf selbst fest — für ein Unternehmen mit langen Vorlaufzeiten genauso passend wie für schnelle, agile Teams.
Das Ergebnis: Ein Rechtsmanagement, das nicht nur Pflichtangaben verwaltet, sondern sich vollständig an die Struktur, Sprache und Prozesse deines Unternehmens anpasst — und dabei jederzeit den Überblick über kritische Fristen behält.
Metadaten, so strukturiert wie dein Unternehmen es braucht
Metadaten sind das Rückgrat eines jeden gut organisierten DAM — doch jedes Unternehmen benötigt andere Informationen zu seinen Assets. Mit dem DataStudio gibst du VAULO genau die Metadatenstruktur, die zu deinen Prozessen passt: zentral organisiert, frei konfigurierbar und jederzeit erweiterbar.
Benutzerdefinierte Metadatenfelder — für jeden Informationstyp der richtige Feldtyp
Im DataStudio erstellst du eigene Metadatenfelder und wählst dabei aus sechs verschiedenen Feldtypen, damit jede Information exakt so erfasst wird, wie sie gebraucht wird:
- Einfach-Auswahl — genau eine Option aus einer festgelegten Liste
- Mehrfach-Auswahl — beliebig viele Optionen gleichzeitig zuweisbar
- Text — freie Eingabe für individuelle Beschreibungen
- Zahl — für Mengen, Werte oder Kennzahlen
- Ja/Nein — für klare, eindeutige Zustände
- GeoLink — zur Verknüpfung von Assets mit einem Ort
So bildest du mit dem DataStudio praktisch jede Information ab, die für dein Unternehmen relevant ist — ganz gleich, ob es um interne Klassifizierungen, Freigabestatus oder fachspezifische Angaben geht.
Metadatengruppen — Struktur, die mitwächst
Je mehr Metadatenfelder ein Unternehmen nutzt, desto wichtiger wird die Übersicht. Deshalb lassen sich im DataStudio beliebig viele Felder in Metadatengruppen zusammenfassen. Ein Beispiel: Für die Gruppe „Videoanalyse“ lassen sich passende Felder bündeln, etwa:
- Videoanalyse Beschreibung
- Videoanalyse Summary
- Videoanalyse Cutlist
- Einwilligung zur werblichen Nutzung
So bleibt auch eine komplexe Metadatenstruktur mit vielen Feldern übersichtlich, nachvollziehbar und für dein gesamtes Team einfach nutzbar.
Pflichtfelder — Qualität von Anfang an sicherstellen
Damit wichtige Informationen nicht erst nachträglich ergänzt werden müssen, definierst du im DataStudio Pflichtfelder, die beim Upload von Fotos zwingend ausgefüllt werden müssen. Dir stehen dafür zahlreiche Felder aus dem IPTC-Standard zur Verfügung — der etablierten Grundlage für Bildmetadaten wie Urheber, Beschreibung oder Copyright.
Der integrierte KI-Assistent
Für zusätzliche Effizienz sorgt der integrierte KI-Assistent: Individuell aktivierbar, liefert er automatische Vorschläge für leere Pflichtfelder — und sorgt so dafür, dass hochwertige Metadaten entstehen, ohne dass dein Team jedes Feld manuell ausfüllen muss.
Voraussetzung für den KI-Assistenten ist ein im Vorfeld gebuchtes VisionAI-Paket für Fotos; es gelten dabei die gleichen KI-Bestimmungen wie für VisionAI.
Das Ergebnis: Ein Metadatensystem, das exakt die Struktur abbildet, die dein Unternehmen braucht — vollständig individualisierbar, übersichtlich organisiert und von Anfang an auf hohe Datenqualität ausgelegt.
Deine Medienansicht, ganz nach deinem Geschmack
Wie du deine Assets siehst, entscheidet maßgeblich darüber, wie schnell du findest, was du suchst. Deshalb lässt VAULO dich die Medienansicht bis ins Detail individualisieren — für einen Arbeitsablauf, der zu dir und deinem Team passt.
Vier Ansichten zur Wahl
Wähle die Darstellung, die zu deiner Aufgabe passt:
- Grid — Kachelansicht mit konfigurierbarer Vorschaugröße
- Liste — kompakte Listenansicht mit Dateidetails
- Tabelle — tabellarische Darstellung aller Assets
- Galerie — bildschirmfüllende Ansicht im Masonry-Layout
Dazu legst du fest, wie viele Dateien pro Seite geladen werden — für den schnellen Überblick oder die maximale Detailtiefe, ganz wie du es brauchst.
Vorschaubilder genau so, wie du sie sehen willst
Auch die Darstellung der Vorschaubilder selbst ist frei wählbar:
- Ausgefüllt — die Kachel wird vollständig ausgefüllt; das Originalformat wird dabei nicht zu 100 % beibehalten
- Anpassen — das Originalformat bleibt sichtbar, der Hintergrund der Kachel ist grau
- Blur — das Originalformat bleibt sichtbar, im Hintergrund wird das Bild zusätzlich weich geblurt dargestellt
Ergänzend lässt sich ein Sperr-Overlay aktivieren: So erkennst du auf einen Blick, welche Dateien aktuell gesperrt und nicht nutzbar sind — ganz ohne die Datei erst zu öffnen. Die Kachelgröße im Grid stellst du in fünf Stufen ein: XS, S, M, L oder XL.
Alle relevanten Informationen direkt auf einen Blick
Damit du auf einen Blick siehst, was für dich wichtig ist, konfigurierst du die angezeigten Informationen an Kachel und Kopf- bzw. Fußzeile individuell:
- Kopfzeile: Name/Titel sowie Hochlade- oder Aufnahmedatum
- Label: ein- oder ausblendbar, um sofort zu erkennen, welche Labels vergeben wurden
- Fußzeile: Format, Copyright, Workflow-Status, Sternebewertung, Versionsstand, Kommentare und Anhänge — jeweils einzeln aktivierbar
Filter direkt im Blick — für noch schnelleres Arbeiten
Über dem Grid lassen sich zusätzlich zwei Filterleisten ein- oder ausblenden:
- Label-Filter — zeigt z. B. ausschließlich rot oder grün gelabelte Assets
- Bewertungsfilter — zeigt z. B. ausschließlich Assets mit einer bestimmten Sternebewertung, etwa allen mit drei Sternen
So filterst du deine Medien in Sekundenschnelle, ohne den Umweg über die erweiterte Suche zu gehen.
Das Ergebnis: Eine Medienansicht, die exakt so aussieht, wie du und dein Team am effizientesten arbeiten — individuell konfigurierbar bis ins letzte Detail und geräteweise gespeichert.
Eigene Suchmasken — dein persönlicher Filter, immer griffbereit
Jedes Team, jede Abteilung und jeder Anwendungsfall braucht andere Filter, um schnell an die richtigen Assets zu kommen. Mit eigenen Suchmasken machst du genau das möglich: Du legst fest, welche Filter für dich relevant sind — und findest sie beim nächsten Mal mit nur einem Klick wieder, statt sie erneut zusammenzustellen.
Suchmasken ganz nach deinem Bedarf zusammenstellen
In deiner eigenen Suchmaske kombinierst du alle verfügbaren Filter frei miteinander — von Labels und Bewertungen über Keywords bis hin zu IPTC-Feldern und deinen individuellen Metadatenfeldern aus dem DataStudio. So entsteht eine Suchmaske, die exakt auf deinen Anwendungsfall zugeschnitten ist, statt bei jeder Suche erneut die passenden Filter zusammenzuklicken.
Teilen oder privat halten — du entscheidest
Jede Suchmaske lässt sich flexibel freigeben:
- Für die Organisation freigeben — deine Kolleginnen und Kollegen greifen auf dieselbe Suchmaske zu, ideal für teamweit einheitliche Filterkombinationen
- Nur für dich sichtbar — perfekt für individuelle oder abteilungsspezifische Anforderungen, etwa wenn nur bestimmte Filter für deinen Arbeitsbereich relevant sind
Bei privaten Suchmasken bestimmst du außerdem selbst, welche Filter überhaupt angezeigt und welche ausgeblendet werden sollen — so bleibt deine Ansicht so aufgeräumt, wie du es brauchst.
Beliebig viele Suchmasken, sofort erreichbar
Du bist nicht auf eine einzige Suchmaske beschränkt: Lege so viele individuelle Suchmasken an, wie du möchtest, und wechsle zwischen ihnen mit nur einem Klick. Über eine frei wählbare Sortierung bringst du deine wichtigsten Suchmasken nach ganz oben, weniger häufig genutzte Masken wandern weiter nach unten. Damit du auch bei vielen Suchmasken sofort die richtige erkennst, versiehst du jede mit einem individuellen Symbol — ein Blick genügt, und du hast die passende Suchmaske gefunden.
Das Ergebnis: Eine Suche, die sich an deine Arbeitsweise anpasst statt umgekehrt — individuell konfigurierbar, wahlweise privat oder im Team geteilt, und immer nur einen Klick entfernt.
Dein Workflow, einen Tastendruck entfernt
Wiederkehrende Aufgaben sollten nicht wiederkehrend Zeit kosten. Mit den Schnellaktionen von VAULO erledigst du deine häufigsten Arbeitsschritte per individueller Tastenkombination — ganz ohne Umweg über Menüs oder mehrere Klicks.
Bewertungen und Labels in einem Klick
Vergib Bewertungen oder Labels an deine Dateien mit nur einem einzigen Tastendruck. Statt jedes Mal durch Kontextmenüs zu navigieren, definierst du dir die Tastenkombination einmal — und markierst deine Assets danach im Bruchteil einer Sekunde.
Komplexe Aktionen, radikal vereinfacht
Auch aufwändigere Arbeitsschritte lassen sich mit den Schnellaktionen auf einen einzigen Tastendruck reduzieren:
- ExternalUpload direkt für den aktuellen Ordner erstellen
- DirectDownload ohne Umweg über das Menü generieren
- Präsentationen mit einer hinterlegten Vorlage auf Knopfdruck erzeugen
Wichtig dabei: Die Präsentation selbst wird nicht in diesem Moment individualisiert — stattdessen greift die Schnellaktion auf eine von dir zuvor hinterlegte Vorlage zurück und erstellt daraus in Sekunden eine fertige Präsentation für den aktuellen Ordner.
Das Ergebnis: Mehrere Funktionen, die sonst mehrere Klicks und Menüwege erfordern würden, stehen dir per individueller Tastenkombination sofort zur Verfügung — für einen Arbeitsalltag, der sich an dein Tempo anpasst statt umgekehrt.
Häufig gestellte Fragen
Antworten auf die Fragen, die Interessent:innen und KI-Assistenten zu VAULO am häufigsten stellen.
Was ist VAULO?
VAULO ist ein Digital Asset Management System (DAM) aus Deutschland, mit dem Unternehmen ihre Mediendaten zentral organisieren, verwalten und teilen. Durch individualisierbare AddOns wie LegalHub, DataStudio oder eigene Suchmasken passt sich VAULO an die Struktur, Sprache und Prozesse jedes Unternehmens an.
Kann ich VAULO individuell an mein Unternehmen anpassen?
Ja. VAULO bietet zahlreiche AddOns wie den LegalHub für rechtliche Inhalte, das DataStudio für individuelle Metadatenfelder, konfigurierbare Grid-Einstellungen, eigene Suchmasken sowie Schnellaktionen per Tastenkombination. Jedes AddOn lässt sich unabhängig von den anderen konfigurieren.
Wie unterstützt der LegalHub Unternehmen mit internationalen Standorten?
Der LegalHub ermöglicht es, für jedes Land ein eigenes Impressum, eine eigene Datenschutzerklärung und eigene Nutzungsbedingungen zu hinterlegen. Beim Veröffentlichen von Präsentationen greift automatisch die passende rechtliche Grundlage für das jeweilige Zielland.
Was macht der LegalAgent im LegalHub?
Der LegalAgent überwacht automatisch die Nutzungszeiträume von Assets und benachrichtigt Nutzer:innen, bevor Lizenzen oder Nutzungsrechte ablaufen. Der Vorlauf in Tagen lässt sich individuell festlegen.
Welche Metadatenfelder kann ich im DataStudio erstellen?
Im DataStudio stehen sechs Feldtypen zur Verfügung: Einfach-Auswahl, Mehrfach-Auswahl, Text, Zahl, Ja/Nein und GeoLink. Die Felder lassen sich zusätzlich in Metadatengruppen organisieren, etwa für die Videoanalyse.
Benötige ich für den KI-Assistenten im DataStudio ein zusätzliches Paket?
Ja. Der KI-Assistent für leere Pflichtfelder benötigt ein zuvor gebuchtes VisionAI-Paket für Fotos. Es gelten dieselben KI-Bestimmungen wie für VisionAI.
Wie kann ich die Medienansicht (Grid) in VAULO anpassen?
VAULO bietet vier Ansichten — Grid, Liste, Tabelle und Galerie — sowie individuell konfigurierbare Vorschaugrößen, Darstellungsarten (Ausgefüllt, Anpassen, Blur) und ein- oder ausblendbare Informationen wie Label, Bewertung oder Copyright.
Was sind Suchmasken in VAULO?
Suchmasken sind gespeicherte Filterkombinationen für die erweiterte Suche. Sie lassen sich individuell erstellen, mit der gesamten Organisation teilen oder privat halten, mit einem eigenen Symbol kennzeichnen und mit nur einem Klick wechseln.
Was sind Schnellaktionen in VAULO?
Schnellaktionen sind individuelle Tastenkombinationen, mit denen sich häufige Aufgaben wie das Vergeben von Bewertungen und Labels oder das Erstellen von ExternalUploads, DirectDownloads und Präsentationen mit hinterlegter Vorlage per Tastendruck ausführen lassen.
Für wen eignet sich VAULO?
VAULO eignet sich für Unternehmen jeder Größe und Branche — insbesondere für Organisationen mit internationalen Standorten, mehreren Abteilungen oder hohen Anforderungen an Rechtssicherheit und individuelle Metadatenstrukturen.
Bau dir dein VAULO
In einem kurzen Gespräch schauen wir uns deine Anforderungen an — und zeigen dir, wie sich LegalHub, DataStudio und die anderen AddOns für dein Unternehmen zusammensetzen.