Digital Asset Management für Veranstalter
Bei Veranstaltungen entstehen Fotos und Videos in kürzester Zeit — und müssen oft schon währenddessen für Social Media, Presse und Partner bereitstehen. VAULO nimmt Medien direkt von der Kamera entgegen, macht sie sofort auffindbar und stellt sie kontrolliert allen zur Verfügung, die sie brauchen.
- DSGVO-konform
- Speicherung ausschließlich in Deutschland
- PEN-Test bestanden
- Software Made in Germany
- Allianz für Cyber-Sicherheit
Eine Medienbasis, die im Livebetrieb genauso funktioniert wie danach
Während einer Veranstaltung entstehen in kurzer Zeit viele Medien, die sofort nutzbar sein müssen und trotzdem langfristig auffindbar bleiben sollen. Gleichzeitig braucht auch der Ablauf selbst eine verlässliche Struktur. VAULO deckt beides ab — Medien und Organisation, in einem System.
Live-Content in Echtzeit übernehmen
Fotografen und Videografen laden ihre Aufnahmen direkt während der Veranstaltung hoch — über LiveUpload oder mit einem zeitlich begrenzten DayPass, wenn sie nur für diesen einen Tag Zugriff brauchen. So sind Bilder und Videos einsatzbereit, noch bevor die Veranstaltung endet.
Content sofort auffindbar und einsatzbereit machen
VisionAI Foto, VisionAI Video und VisionFace verschlagworten Fotos und Videos automatisch, schon während sie hochgeladen werden. Über die KI-Suche findet dein Team das passende Motiv in Sekunden — auch wenn in kurzer Zeit tausende Aufnahmen entstehen.
Presse, Sponsoren, Speaker und Öffentlichkeit versorgen
Über die Feed Page entsteht im Handumdrehen ein Presseportal, per Newsletter erreichst du Presseverteiler und Sponsoren direkt. Mit VisitorHub bekommen Sponsoren, Speaker und weitere Partner ihren eigenen, individuellen Zugriff.
Auch die Ablaufplanung mit unserem Events-Add-On abdecken
Sessions, Zeitpläne und Mitarbeitereinsatz planst und steuerst du direkt in VAULO. Fotografen und Kamerateams melden ihren Status per Handy: Der Koordinator weiß, wer wo im Einsatz ist, wann neues Material bereitsteht, und kann kurzfristige Änderungen per Push weitergeben.
Wie European Championships Munich Medien für Presse und Förderer bereitstellt
Bei den European Championships Munich sollten Journalist:innen weltweit unkompliziert Zugriff auf aktuelle Fotos und Videos für die Berichterstattung erhalten — gleichzeitig musste Material an weitere Stakeholder wie Stadt, Land und Bund als Förderer weitergegeben werden. Fotos und Videos wurden zentral bereitgestellt und sowohl Journalist:innen weltweit als auch Förderern wie Stadt, Land und Bund schnell und unkompliziert zugänglich gemacht.
Content konnten wir Stakeholdern wie Stadt, Land und Bund schnell und unkompliziert zur Verfügung stellen — durchgehend datenschutzkonform, was für uns ein großer Vorteil war. Inhaltlich war VAULO für uns wie eine Kombination aus Dropbox und WeTransfer, nur eben in einem System mit zahlreichen weiteren Funktionen.
Vom Zeitplan bis zum Presseportal
In VAULO bleiben Veranstaltungsmedien über ihren gesamten Weg hinweg nachvollziehbar — von der Planung über den Livebetrieb bis zur Nacharbeit und Bereitstellung für Presse und Partner.
Die Veranstaltung organisieren
Noch bevor die ersten Fotos und Videos entstehen, plant ihr mit unserem Events-Add-On Sessions, Zeitplan und Mitarbeitereinsatz an einem Ort. Im Dashboard seht ihr jederzeit, wer wo im Einsatz ist, was als Nächstes anliegt, und könnt live mitverfolgen, wo bereits Mediendaten vorhanden sind.
- Events
Medien direkt von der Kamera übernehmen
Fotografen und Videografen laden ihre Bilder und Videos bereits direkt während der einzelnen Sessions per LiveUpload in VAULO hoch, ohne Umweg über Laptop oder Nachbearbeitung vor Ort. Für externe Kräfte, die nur diesen einen Tag im Einsatz sind, genügt ein zeitlich begrenzter DayPass.
- Drag & Drop
- LiveUpload
- DayPass
- ExternalUpload
- FTP-Upload
Content automatisch verschlagworten
VisionAI Foto verschlagwortet Fotos automatisch nach euren eigenen Vorgaben, VisionFace erkennt und benennt Personen darauf. VisionAI Video geht bei Videos noch weiter: Aufnahmen werden automatisch transkribiert und O-Töne verschriftlicht. Das Video selbst wird nach den Parametern analysiert, die ihr selbst festlegt, und automatisch mit den passenden Keywords versehen.
- VisionAI Foto
- VisionAI Video
- VisionFace
Presse, Sponsoren, Speaker und Öffentlichkeit versorgen
Über die Feed Page entsteht im Handumdrehen ein Presseportal, per Newsletter erreicht ihr Presseverteiler und Sponsoren direkt. Mit VisitorHub bekommen Sponsoren, Speaker und weitere Partner ihren eigenen, individuellen Zugriff auf genau die Inhalte, die für sie freigegeben sind.
- FeedPage
- Newsletter
- Contacts
- Presentation Studio
- VisitorHub
Nacharbeit direkt in vertrauten Anwendungen erledigen
Nach der Veranstaltung geht's oft direkt in die Nacharbeit: Videos lassen sich dank der Adobe-Integration direkt in Premiere Pro zusammenschneiden, ohne Dateien vorher manuell exportieren zu müssen. Auch WordPress, Microsoft 365 und die Browser Extension binden sich nahtlos ein.
- Adobe Creative Cloud
- Microsoft
- WordPress
- Browser Extension
Sichere Zusammenarbeit mit Presse, Partnern und externem Personal
Bei Veranstaltungen bekommen in kurzer Zeit viele unterschiedliche Personen Zugriff — Fotografen, Presse, Sponsoren, Speaker. VAULO verbindet klar geregelte Zugriffe mit nachvollziehbarer Nutzung, sicherer Speicherung in Deutschland und persönlicher Betreuung, wenn es vor Ort darauf ankommt.
Zugriffe gezielt steuern
Rollen und Zugriffsrechte bestimmen, welche Fotografen, Partner und externen Personen einzelne Inhalte sehen, bearbeiten, herunterladen oder weitergeben dürfen — für jede Gruppe individuell festgelegt.
Nutzung nachvollziehbar halten
Änderungen und Downloads werden protokolliert. Freigaben lassen sich zeitlich begrenzen und auf bestimmte Inhalte beschränken, etwa über den DayPass für externe Kräfte, die nur einen Tag im Einsatz sind.
Persönlicher Support direkt vor Ort
Bei großen Veranstaltungen ist unser IT-Team auf Wunsch weltweit vor Ort im Einsatz und unterstützt in Echtzeit — etwa beim Ludwig-Erhard-Gipfel, der Munich Security Conference oder der Ibiza Royale.
DSGVO-konforme Verarbeitung
Personenbezogene Daten und digitale Inhalte werden während der gesamten Zusammenarbeit entsprechend den Anforderungen der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet und gespeichert.
Unsere Entstehungsgeschichte beginnt hinter der Kamera
Marc Conzelmann arbeitet seit Jahren als Fotograf bei Veranstaltungen und Events — unter anderem als Agenturleiter der M8 Media House GmbH, die Veranstaltungskunden direkt vor Ort betreut. Dadurch kennt er den Ablauf einer Veranstaltung aus erster Hand: wenn Freigaben schnell erfolgen müssen und Medien noch während der Veranstaltung an Presse und Partner weitergegeben werden müssen. Aus dieser Perspektive entwickelte er gemeinsam mit Sebastian Küsters VAULO als das DAM für genau diesen Livebetrieb.
Eine Einführung, die zu deiner Veranstaltung passt
Veranstaltungen unterscheiden sich stark in Größe, Ablauf und beteiligten Personen. Deshalb wird VAULO gemeinsam mit euch entlang eurer bestehenden Arbeitsweise eingerichtet.
Bedarf und Ablauf gemeinsam klären
Wir besprechen, wie eure Veranstaltung abläuft, wer beteiligt ist und welche Inhalte wann wohin müssen.
Struktur für Event und Medien festlegen
Gemeinsam legen wir fest, wie Metadaten, Tags und Event-Strukturen für eure Veranstaltung aussehen sollen.
Zugriffe und Systeme einrichten
Rollen und Berechtigungen bilden die Zusammenarbeit zwischen Veranstalter, Team und externen Partnern ab. Bestehende Anwendungen und technische Schnittstellen werden dabei berücksichtigt.
Medienbestände übernehmen
Vorhandene Veranstaltungsmedien werden in VAULO übertragen und in die neue Struktur eingeordnet. Der Einstieg kann schrittweise erfolgen, ohne dass zuvor der gesamte Bestand aufgeräumt werden muss.
Medienportal für Stakeholder und Partner aufbauen
Gemeinsam richten wir ein Medienportal für Stakeholder, Presse, Speaker, Interpreten und weitere Partner ein, über das sie genau die Inhalte erhalten, die für sie freigegeben sind.
Im Livebetrieb starten
Das Team wird in die neue Arbeitsweise eingeführt und auf Wunsch bei jedem Einsatz vor Ort durch unseren Kundensupport unterstützt.
Schaff die Medienbasis für deine nächste Veranstaltung
Wir zeigen dir in einem persönlichen Gespräch, wie VAULO in euren Ablauf passt und welche Möglichkeiten sich daraus für Presse, Sponsoren, Speaker und euer Team ergeben.