- Öffentlicher Sektor
- Datensicherheit
DAM für Bundesbehörden und öffentlichen Einrichtungen
Netzlaufwerk-Chaos, unklare Freigaben, DSGVO-Risiken bei Bildrechten? Die 5 häufigsten Fehler in Behörden und wie ein DAM sie löst.
In Gesprächen mit Kommunen, Bundesbehörden und öffentlichen Einrichtungen zeigen sich immer wieder dieselben fünf Muster im Umgang mit digitalen Dateien, Bildern und Medien:
- Alle Dateien in einem Ordner: Pressefotos, interne Protokolle und alte Kampagnenmotive liegen gemeinsam auf einem Netzlaufwerk. Es gibt keine Struktur, keine Suche und kein Zugriffskonzept.
- Zugriff nach Vertrauen statt nach Regel: Freigaben hängen an einzelnen Personen. Wechselt die Person, fehlt die Kontrolle.
- Externe Dienstleister mit zu viel Zugriff: Agenturen erhalten ganze Ordner und sehen Dateien, die nie für sie bestimmt waren.
- DSGVO-Pflichten bei Bildrechten: Personenbezogene Fotos und Mitarbeiterbilder ohne dokumentierte Einwilligung sind rechtlich heikel und in einem gemeinsamen Laufwerk kaum kontrollierbar.
- Kein Prozess für veraltete Versionen: Alte Logos und Vorlagen bleiben genauso zugänglich wie die aktuellen. Falsche Versionen werden verwendet, bis das Material gedruckt ist.
Keiner dieser Fehler ist ein Versagen einzelner Personen. Sie entstehen, wenn Strukturen fehlen, die das Richtige zur Standardoption machen.
Genau dafür ist VAULO gebaut: Die Digital-Asset-Management-Software (DAM) für Behörden, Kommunen und öffentliche Einrichtungen bietet zentrale Ablage, schnelle Suche, rollenbasierte Berechtigungen, dokumentierte Einwilligungen und klare Versionskontrolle. VAULO ist in Deutschland entwickelt, DSGVO-konform und wird ständig weiterentwickelt. 🔐
We make work flow.
