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Was kostet Suchen? Eine ehrliche Rechnung zur DAM-Ersparnis
Mitarbeitende verbringen laut McKinsey rund 1,8 Stunden pro Tag mit der Suche nach Informationen. Was das ein Unternehmen pro Kopf und Jahr kostet — und was ein DAM daran realistisch ändert. Mit offener Rechnung.
Aktualisiert 24. August 2026
Die teuerste Arbeit in vielen Teams ist die, die niemand als Arbeit verbucht: Suchen. Nicht die dramatischen Fälle, in denen eine Datei ganz verschwunden ist — sondern die täglichen fünf Minuten hier, zehn Minuten dort, in Ordnern, Mail-Anhängen und geteilten Laufwerken.
Wie viel das ist, lässt sich beziffern. Laut einer McKinsey-Analyse verbringen Wissensarbeiter rund 1,8 Stunden pro Tag — etwa 9,3 Stunden pro Woche — mit der Suche und dem Sammeln von Informationen. Dieselbe Quelle steckt übrigens hinter der Zahl, die wir auch auf unserer Startseite nennen: bis zu 35 % weniger Suchzeit, wenn Informationen zentral auffindbar sind.
Die Rechnung, offen aufgeschrieben
Damit die Zahl greifbar wird, hier das Rechenbeispiel — bewusst mit allen Annahmen, damit du sie durch deine eigenen ersetzen kannst:
Anders ausgedrückt: rund 60 Arbeitstage im Jahr, die nicht in Projekte, Kampagnen oder Kundenarbeit fließen, sondern in die Frage „Wo liegt das noch mal?". Multipliziert mit der Zahl der Betroffenen im Team wird daraus schnell eine sechsstellige Position — die in keiner Kostenstelle auftaucht.
Was ein DAM daran realistisch ändert
Ein Digital Asset Management setzt genau an dieser unsichtbaren Position an: ein zentraler Bestand statt verteilter Ablagen, Metadaten und Verschlagwortung statt Dateinamen-Raten, eine Suche, die auch findet, was anders benannt ist.
Nehmen wir — als Annahme, nicht als Versprechen — an, dass sich der Suchaufwand damit um 80 % reduziert:
- Reduzierte Suchzeit: 9,3 h × 0,2 = 1,86 Stunden pro Woche
- Verbleibende Suchkosten: 1,86 h × 23,85 € × 52 Wochen = rund 2.330 € pro Jahr
- Ersparnis: gut 9.200 € pro Kopf und Jahr
Wie nah dein Team an die 80 % kommt, hängt vom Ausgangszustand ab — wer heute schon sauber verschlagwortet, spart weniger; wer in gewachsenen Ordnerstrukturen sucht, oft mehr. Der Punkt der Rechnung ist nicht die exakte Zahl, sondern die Größenordnung: Suchzeit ist ein realer, wiederkehrender Kostenblock, kein Komfortthema.
Fazit
Ob sich ein DAM rechnet, ist keine Glaubensfrage — es ist eine Rechenaufgabe mit deinen eigenen Zahlen: Stundensatz, Teamgröße, geschätzte Suchzeit. Wer sie einmal durchrechnet, versteht, warum die Suche das erste Argument für ein DAM ist und nicht der Speicherplatz. Wie sich das im Alltag anfühlt, zeigt unser Beitrag Was ist ein DAM? — inklusive der Funktionen, die aus der Ersparnis-Annahme Praxis machen.
